W związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych od 1 stycznia 2019 roku pracodawca wraz ze świadectwem pracy będzie musiał przekazać pracownikowi trzy dodatkowe informacje.
Wystawienie świadectwa pracy w przypadku rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy jest jednym z podstawowych obowiązków pracodawcy.
Świadectwo powinno zostać wydane bezpośrednio pracownikowi albo osobie upoważnionej przez pracownika na piśmie w dniu, w którym następuje rozwiązanie lub wygaśnięcie stosunku pracy. Jeżeli dana osoba jest nieobecna w dniu zatrudnienia świadectwo powinno zostać przesłane w ciągu 7 dni od dnia ustania stosunku pracy listem poleconym na wskazany przez pracownika w aktach osobowych adres.
Jeśli przy próbie dostarczenia listem poleconym - świadectwo pracy nie zostanie odebrane - pracodawca dołącza je do akt osobowych.
Zgodnie z art. 94 pkt 9b k.p. pracodawca obowiązany jest przechowywać dokumentację pracowniczą w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem przez okres zatrudnienia, a także od 01 stycznia 2019 roku przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej.
W sytuacji ponownego nawiązania stosunku pracy z tym samym pracownikiem w ciągu 10 lat pracodawca kontynuuje prowadzenie dla tego pracownika dotychczasowej dokumentacji pracowniczej. W tym przypadku okres przechowywania dokumentów wynoszący 10 lat liczy się od końca roku kalendarzowego, w którym kończący się najpóźniej stosunek pracy rozwiązał się lub wygasł (nowy artykuł 94(5) § 2 K.P.).
W związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych od 1 stycznia 2019 roku pracodawca w przypadku rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy wraz ze świadectwem pracy będzie musiał wydać pracownikowi w postaci papierowej lub elektronicznej informację o:
1) okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej, o którym mowa w pkt 9b lub art. 94(5) 2 § K.P.
np.: Okres przechowywania Pani/Pana dokumentacji pracowniczej wynosi 10 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł.
2) możliwości odbioru przez pracownika dokumentacji pracowniczej do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej, o którym mowa w art. 94 pkt 9b lub w art. 94(5) § 2 K.P.
np.: Ma Pani/Pan możliwość odbioru dokumentacji pracowniczej do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu jej przechowywania.
3) zniszczeniu dokumentacji pracowniczej w przypadku jej nieodebrania w okresie, o którym mowa w pkt 2,
np.: W przypadku nieodebrania dokumentacji pracowniczej w okresie, o którym mowa w pkt 2, zostanie ona zniszczona
Jeśli pracodawca nie dopełni swojego obowiązku, naraża się na karę grzywny, a sam pracownik może domagać się od firmy odszkodowania, gdy poniósł szkodę wskutek niewydania w terminie lub wydania niewłaściwego świadectwa pracy.
Autor:
Anna Radzik
Specjalista ds. Kadr i Płac
