Panująca pandemia COVID-19 spowodowała, że wielu przedsiębiorców w krótkim czasie musiało przeorganizować pracę w swoich firmach. Praca zdalna stała się w ostatnim czasie bardzo popularną formą wykonywania pracy.
Jak długo może trwać praca zdalna?
Na mocy art. 4 pkt 1 ustawy z 24 lipca 2020 r. o zmianie ustawy o delegowaniu pracowników w ramach świadczenia usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2020 r. poz. 1423) podpisanej przez prezydenta RP, wprowadzono zmiany dotyczące długości okresu wykonywania pracy zdalnej. Pracodawca może polecić pracownikowi wykonywanie pracy zdalnej nie tylko w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii, lecz również w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu. Data wejścia w życie przywołanej regulacji to 5 września 2020 r.
Ustawodawca w art. 3 ustawy z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (Dz.U.2020.0.1842 t.j.) postanowił wprowadzić do porządku prawnego rozwiązania mające na celu określenie zasad wykonywania pracy zdalnej, głównie poprzez:
1. doprecyzowanie, że praca zdalna:
- może zostać polecona, jeżeli pracownik będzie miał umiejętności i możliwości techniczne oraz lokalowe do wykonywania takiej pracy i będzie na to pozwalać rodzaj pracy,
- może być wykonywana w szczególności przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość lub dotyczyć wykonywania części wytwórczych lub usług materialnych (wskazane wyżej wyliczenie jest przykładowe i ma charakter otwarty, a tym samym nie zawęża rodzaju dopuszczalnej pracy zdalnej ani środków, przy wykorzystaniu których ta praca może być świadczona);
2. zastrzeżenie, iż na pracowniku nie powinien ciążyć obowiązek zorganizowania we własnym zakresie środków i materiałów potrzebnych do wykonywania pracy zdalnej oraz jej obsługi logistycznej. Ten obowiązek spoczywa na pracodawcy, przy czym dopuszczalnym jest, by pracownik przy wykonywaniu pracy zdalnej mógł używać środków pracy niezapewnionych przez pracodawcę, jeżeli nastąpi to z poszanowaniem i ochroną informacji poufnych oraz innych tajemnic prawnie chronionych, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa lub danych osobowych, a także informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę;
3. przyznanie pracodawcy uprawnienia do: polecenia pracownikowi, by prowadził ewidencję wykonanych czynności. Ewidencja może uwzględniać w szczególności opis tych czynności, a także datę oraz czas ich wykonania. W kwestii sposobu, formy i częstotliwości sporządzania ewidencji pracownik powinien zastosować się do wydanego w tym zakresie polecenia pracodawcy. Polecenie pracy zdalnej nie zwalnia pracodawcy z obowiązku ewidencjonowania godzin przepracowanych, tak jak to ma miejsce np. w systemie zadaniowym (art. 149 K.p.). Formularz ten stanowi podstawę prawidłowego ustalenia wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą i stanowi element dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy. Aby nie doszło do sporów dotyczących ustalenia wystąpienia nadgodzin podczas pracy zdalnej należałoby w formie pisemnej uregulować zasady świadczenia przez pracowników pracy po godzinach jej zakończenia. Można to zrobić np. poprzez umieszczenie zapisu w regulaminie pracy, że nadgodziny mogą wystąpić tylko na pisemne polecenie przełożonego;
- cofnięcia w każdym czasie polecenia wykonywania pracy zdalnej.
Jakie są konsekwencje naruszenia warunków pracy zdalnej przez pracownika?
W trakcie wykonywania pracy zdalnej z powodu koronawirusa, pracodawca i pracownik mają takie same prawa i obowiązki wynikające z łączącego ich stosunku pracy, jak przy świadczeniu pracy w miejscu wskazanym w umowie o pracę. Oznacza to, że pracodawca może zastosować: karę upomnienia lub nagany czy też karę pieniężną. Nałożenie kary wymaga postępowania według art. 109-113 K.p., które wskazują konieczność wysłuchania pracownika, dotrzymania terminu na ukaranie (2 tygodnie od powzięcia wiadomości o naruszeniu obowiązku pracowniczego i 3 miesiące od dopuszczenia się tego naruszenia), doboru właściwej kary wobec naruszenia, zawiadomienia pracownika o jej zastosowaniu oraz rozpatrzeniu ewentualnego sprzeciwu. Naruszenie warunków pracy zdalnej może też prowadzić do wypowiedzenia umowy o pracę lub jej rozwiązania w tzw. trybie dyscyplinarnym (bez wypowiedzenia z winy pracownika) - przy ciężkim naruszeniu obowiązków pracowniczych. Decyzja o złożeniu oświadczenia, którego skutkiem ma być ustanie stosunku pracy, musi być dostosowana do rodzaju naruszenia i jego wagi. Jej wdrożenie musi przebiegać w zgodzie z przepisami Kodeksu pracy o rozwiązywaniu umów o pracę za lub bez wypowiedzenia (art. 30-41 i art. 52 K.p.).
Czy pracownik przebywający na kwarantannie może pracować zdalnie?
Tak, pracownik przebywający na kwarantannie może pracować zdalnie i otrzymać normalne wynagrodzenie wynikające z umowy o pracę na podstawie art. 80 k.p.. Kwarantanna, zgodnie z definicją wprowadzoną art. 2 pkt 12 ustawy z dnia 5 grudnia 2008 r., polega na odosobnieniu osoby zdrowej, która była narażona na zakażenie, w celu zapobiegania szerzeniu się chorób szczególnie niebezpiecznych i wysoce zakaźnych. Zasadą jest zatem, że pracownik jej poddany nie jest osobą niezdolną do pracy, a jedynie doznaje przeszkód od siebie niezależnych w jej wykonywaniu. W przypadku świadczenia pracy w trakcie kwarantanny nie przysługuje wynagrodzenie, o którym mowa w art. 92 wynagrodzenie za czas niezdolności pracownika do pracy ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (Dz. U. z 2020 r. poz. 1320) ani świadczenie pieniężne z tytułu choroby określone w odrębnych przepisach.
Wypadek pracownika w miejscu zamieszkania podczas wykonywania pracy zdalnej.
Każde zdarzenie, które stosownie do postanowień art. 3 ust.1 ustawy z dnia 30 października 2002 r. o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych (Dz. U. z 2019 r. poz. 1205), dalej ustawy wypadkowej, za wypadek przy pracy uważa się nagłe zdarzenie wywołane przyczyną zewnętrzną powodujące uraz lub śmierć, które nastąpiło w związku z wykonywaną pracą. Nie ma przy tym znaczenia, czy doszło do niego na terenie zakładu pracy, czy poza nim. Istotnym jest tutaj wykazanie związku przyczynowo- skutkowego pomiędzy danym wypadkiem, a obowiązkami służbowymi realizowanymi przez pracownika. Jeżeli więc zespół powypadkowy ustali, że w trakcie zdarzenia pracownik świadczył pracę, to zdarzenie, do którego doszło w jego mieszkaniu (podczas poleconej pracy zdalnej), również należy zakwalifikować jako wypadek przy pracy.
Co z ryczałtem za używanie własnego samochodu do celów służbowych podczas wykonywania pracy zdalnej?
Ryczałt jest tak skalkulowany, aby zapewnić pracownikowi wykorzystującemu własny pojazd na rzecz pracodawcy zwrot całości wydatków. Stąd obejmuje nie tylko koszty paliwa, ale również inne koszty eksploatacyjne. Ryczałt powinien być zmniejszany także w sytuacji wykonywania pracy zdalnej, poleconej pracownikowi na podstawie art.3 specustawy, jeśli przy jej świadczeniu (praca poza miejscem jej stałego wykonywania, najczęściej w domu) nie korzysta z prywatnego pojazdu do celów służbowych.
Kwestie podatkowo-składkowe narzędzi udostępnionych pracownikowi i niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej
Udostępnianie pracownikowi narzędzi, materiałów do wykonywania pracy zdalnej nie powoduje powstania przychodu, problematyczne może być jednak używanie sprzętu do celów prywatnych pracownika. Wolne od opodatkowania i oskładkowania ZUS są ekwiwalenty pieniężne za używanie przez pracowników przy wykonywaniu pracy narzędzi, materiałów lub sprzętu, stanowiące ich własność. Mówi o tym art. 21 ust. 1 pkt 13 ustawy o PIT.
Praca zdalna a regulacje prawne w kodeksie pracy?
Pandemia COVID-19 spowodowała, że prawdopodobnie praca zdalna stanie się powszechną formą świadczenia pracy. Praca zdalna nie jest jednak telepracą. W prawie pracy nie ma żadnych regulacji dotyczących pracy zdalnej. Nie wiadomo zatem np., kto ma płacić za sprzęt, prąd czy internet, który pracownik wykorzystuje do celów służbowych.
Autor:
Anna Radzik
Specjalista ds. Kadr i Płac
