ZMIANY W PRAWIE PRACY I NIE TYLKO OD 1 STYCZNIA 2019 ROKU – W PIGUŁCE.
Pracodawco, od 1 stycznia 2019 roku szykuje się wiele zmian. Poniższy artykuł pozwoli Ci zapoznać się ze zmianami oraz przygotować się do nich. Co się zmieni od 1 stycznia przyszłego roku?
1) ZMIANA WYSOKOŚCI MINIMALNEGO WYNAGRODZENIA
Od 1 stycznia 2019 r. wysokość minimalnego wynagrodzenia za pracę będzie wynosiło 2250 zł brutto, a minimalna stawka godzinowa dla określonych umów cywilnoprawnych - 14,70 zł brutto (w 2018 r. odpowiednio wynosi 2.100 zł i 13,70 zł).
2) WYPŁATA WYNAGRODZENIA GOTÓWKĄ TYLKO NA WNIOSEK PRACOWNIKA
Od 1 stycznia 2019 r. art. 86 § 3 Kodeksu pracy otrzyma nowe brzmienie:
„Wypłata wynagrodzenia jest dokonywana na wskazany przez pracownika rachunek płatniczy, chyba że pracownik złożył w postaci papierowej lub elektronicznej wniosek o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych.”
Pracodawca będzie zobowiązany w terminie 21 dni od wejścia w życie wspomnianej ustawy poinformować pracowników, którzy dotychczas otrzymywali wynagrodzenie do rąk własnych o obowiązku podania numeru rachunku bankowego lub złożenia wniosku dotyczącego kontynuowania wypłaty wynagrodzenia do rąk własnych. Wniosek ten będzie mógł być złożony zarówno w wersji papierowej jak i elektronicznej i będzie musiał być złożony w terminie 7 dni od dnia otrzymania od pracodawcy wspomnianej informacji.
Obowiązek przekazania informacji aktualizuje się wyłącznie w stosunku do pracowników, którym pracodawca wypłaca (będzie to robił wg stanu na dzień wejścia w życie ustawy) wynagrodzenie do rąk własnych. W związku z tym u pracodawców, u których każdy z pracowników złożył oświadczenie o zgodzie na przekazywanie wynagrodzenia na rachunek bankowy, pracodawca nie ma obowiązku informowania zatrudnionych o zmianie przepisów w tym zakresie.
3) AKTA PRACOWNICZE - NOWA CZĘŚĆ AKT PRACOWNICZYCH
Od 1 stycznia 2019 r. akta osobowe pracownika będą składać się z 4 części tj. część A, część B, część C, część D (obecnie wyróżniamy 3 części).
Część A akt osobowych - etap ubiegania się o zatrudnienie
W części A powinny znaleźć się oświadczenia lub dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie oraz skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich z poprzednich okresów zatrudnienia. Przechowywanie tych dokumentów będzie możliwe tylko w sytuacji, gdy dojdzie do nawiązania stosunku pracy z osobą ubiegającą się o zatrudnienie.
Część B akt osobowych - etap nawiązania stosunku pracy i przebiegu zatrudniania
Ta część dotyczy oświadczeń lub dokumentów dotyczących nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika.
Część C akt osobowych - nowa część
W tej części mają znaleźć się dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu (obowiązujące przepisy nakładają na pracodawcę obowiązek usunięcia z akt osobowych zawiadomienia o nałożeniu na pracownika kary porządkowej po roku nienagannej pracy).
Część D akt osobowych - etap ustania stosunku pracy
W części D powinny znaleźć się oświadczenia i dokumenty związane z rozwiązaniem albo wygaśnięciem stosunku pracy. Na wprowadzenie zmian w aktach osobowych mamy czas 6 miesięcy od 1 stycznia 2019 r.
4) AKTA W WERSJI ELEKTRONICZNEJ
Również ważną zmianą, jest wprowadzenie możliwości elektronizacji dokumentacji pracowniczej (digitalizacja). Zmiany przepisów dają pracodawcy możliwość wyboru postaci przechowywania dokumentacji pracowniczej (obecnie obowiązkowa jest papierowa postać). Będzie można zamienić dotychczasową dokumentację papierową na elektroniczną. Jeśli się pracodawca na to zdecyduje, dotychczasowe dokumenty papierowe zostaną zeskanowane i opatrzone kwalifikowanym podpisem.
Ważne: Przedsiębiorcy, którzy prowadzą działalność polegająca na przechowywaniu dokumentacji osobowej i płacowej, najpóźniej do 31 grudnia 2018 r. muszą uzyskać wpis do rejestru przechowawców akt osobowych i płacowych. Rejestr ten prowadzi marszałek województwa właściwego ze względu na miejsce świadczenia usług przechowalniczych.
Od dnia przekazania informacji o zmianie formy prowadzenia akt osobowych, pracodawca powinien poinformować (na piśmie lub elektroniczne) o możliwości odbioru poprzedniej postaci dokumentacji w terminie 30 dni.
5) NOWY OKRES PRZECHOWYWANIA DOKUMENTACJI PRACOWNICZEJ
Obecnie pracodawcy mają obowiązek przechowywania przez 50 lat dokumentacji pracowniczej. Nowe przepisy skracają okres obowiązkowego przechowywania dokumentacji nowych pracowników z 50 lat do 10-ciu (10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy rozwiązał się lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej). Ułatwienie to dotyczy akt pracowników zatrudnionych od 1 stycznia 2019 r.
Dla pracowników, zatrudnionych po raz pierwszy w okresie od stycznia 1999 r. do grudnia 2018 r. można skrócić okres przechowywania akt z 50 do 10 lat ale tylko jeśli zostaną spełnione dodatkowe warunki, które wynikają z ustawy tj.:
- do ZUS zostanie przekazane ZUS OSW oraz
- raport informacyjny (ZUS RIA).
Natomiast akta pracowników/zleceniobiorców zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 r. przechowujemy przez okres 50 lat.
Dokumenty pracownika będą nadal przechowywane przez 50 lat od dnia zakończenia przez niego pracy, w każdym przypadku, gdy:
- został on zgłoszony po raz pierwszy do ubezpieczeń społecznych w okresie od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r., lecz nie przekazano za niego do ZUS raportu informacyjnego ZUS RIA,
- został on zgłoszony do ubezpieczenia społecznego przed 1 stycznia 1999 r. (nawet jeśli kontynuował zatrudnienie po 31 grudnia 1998 r.)
- wykonywał on pracę górniczą lub pracę równorzędną z pracą górniczą albo ma okresy pracy zaliczanej do pracy górniczej.
Od 1 stycznia 2019 roku pracodawca będzie przekazywał do ZUS:
- imienny raport miesięczny (ZUS RPA) z danymi o przychodach ubezpieczonego i wykonywaniu pracy nauczycielskiej. Raportu tego nie musisz przekazywać za każdy miesiąc, lecz tylko za ten miesiąc, w którym:
- wypłacisz tej osobie przychód należny za lata poprzednie, np. wypłacisz w marcu 2019 r. trzynastkę za 2018 r.,
- obok świadczeń wypłaconych w związku z niezdolnością do pracy lub macierzyństwem, np. obok zasiłku chorobowego, wypłacisz tej osobie taki składnik wynagrodzenia, np. dodatek stażowy, od którego nie została odprowadzona składka na ubezpieczenia emerytalne i rentowe,
- po zakończeniu stosunku pracy, formularz wyrejestrowania (ZUS ZWUA) rozszerzony o datę, tryb rozwiązania stosunku pracy, podstawę prawną rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy lub stosunku służbowego oraz informację z czyjej inicjatywy stosunek pracy został rozwiązany.
6) OBOWIĄZKOWA DOKUMENTACJA PRACOWNICZA
Oprócz akt osobowych, od 1 stycznia 2019 r. pracodawca będzie miał obowiązek prowadzić ewidencję czasu pracy i inne dokumenty związane ze stosunkiem pracy, np.
- ewidencję czasu pracy,
- kartę wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracę,
- kartę ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację
- dokumentację związana z realizacją innych uprawnień lub obowiązków pracowniczych, jeżeli jej przechowywanie jest niezbędne dla celów dochodzenia roszczeń ze stosunku pracy (np. wnioski pracownika o udzielenie poszczególnych części urlopu wypoczynkowego, czy też dokumenty związane z korzystaniem przez pracownika z urlopu na żądanie w sytuacji, w której regulamin pracy przewiduje taką formę wniosków lub dokumentów).
Pracodawca będzie prowadził powyższą dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oddzielnie dla każdego pracownika.
7) DODATKOWE INFORMACJE PRZEKAZYWANE WRAZ ZE ŚWIADECTWEM PRACY OD 01-01-2019 r.
W związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych od 1 stycznia 2019 roku pracodawca wraz ze świadectwem pracy będzie musiał przekazać pracownikowi trzy dodatkowe informacje (art. 946 K.P.) o:
- okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej, o którym mowa w art. 94 pkt 9b lub w art. 945 § 2 kp;
- możliwości odbioru przez pracownika dokumentacji pracowniczej do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej, o którym mowa w art. 94 pkt 9b lub w art. 945 § 2 kp;
- zniszczeniu dokumentacji pracowniczej w przypadku jej nieodebrania w okresie, o którym mowa w pkt 2.
Podstawa prawna:
- Ustawa z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją.
- Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (EU) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych, czyli RODO)
- 86 § 3 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz.U. z 2018 r., poz. 917, ze zm.),
- 10 ustawy z 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (Dz.U. z 2018 r. poz. 357).
- Projekt rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 13 września 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej.
Autor:
Anna Radzik
Specjalista ds. Kadr i Płac
